Politique de confidentialité

 

Nous accordons beaucoup d’importance à la protection de vos renseignements personnels. Les Immeubles Polaris (Canada) Limitée (« Polaris » ou « nous ») s’engage à assurer l’exactitude, la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels qu’elle recueille, utilise et communique en conformité avec les lois applicables. La présente politique de protection des renseignements personnels (la « politique de protection des renseignements personnels ») constitue un énoncé des principes et des lignes directrices concernant la protection des renseignements personnels de nos locataires, de nos fournisseurs et d’autres personnes (« vous »).

CONSENTEMENT

En communiquant des renseignements personnels à Polaris ou à ses mandataires, vous convenez que nous pouvons recueillir, utiliser et communiquer ces renseignements personnels conformément à la présente politique de protection des renseignements personnels, aux préférences dont vous nous avez fait part et dans la mesure où la loi le permet ou l’exige. Sous réserve d’exigences légales et contractuelles, vous pouvez refuser ou retirer votre consentement à certaines des fins précisées à tout moment en communiquant avec nous de la manière indiquée ci‑après. Si vous refusez ou retirez votre consentement, il est possible que nous ne puissions pas vous fournir ou continuer à vous fournir certains services ou renseignements qui peuvent être importants pour vous.

1. Qui sommes-nous ?

   Polaris est un gestionnaire immobilier d’immeubles de première catégorie situés à Vancouver, à Toronto et à Montréal qui fournit divers services, notamment des services de gestion immobilière, d’aménagement immobilier et de location immobilière.

2. Quels sont les renseignements personnels que nous recueillons?

   La législation canadienne sur la protection des renseignements personnels définit les renseignements personnels largement comme des renseignements concernant un « individu identifiable » ou comme des renseignements permettant d’identifier un individu. Les types de renseignements personnels que nous pouvons recueillir auprès de vous de temps à autre comprennent ce qui suit : (pour les locataires, à titre de particuliers) votre nom, votre adresse, vos numéros de téléphone (bureau, maison, cellulaire, téléavertisseur), vos adresses de courrier électronique, des renseignements concernant votre solvabilité, vos états financiers, vos renseignements d’ordre bancaire, le numéro de votre police d’assurance et d’autres renseignements concernant votre assurance et une photo pour votre carte d’accès; (pour les fournisseurs, en tant qu’individus) : votre nom, votre adresse, vos numéros de téléphone (bureau, cellulaire, téléavertisseur), vos adresses de courrier électronique, vos numéros de taxe et votre numéro aux fins de la CCQ, le cas échéant.

3. Pour quels motifs recueillons-nous vos renseignements personnels?

   Nous recueillons des renseignements personnels vous concernant aux fins suivantes :

   1. À l’égard des locataires

      Si vous êtes locataire dans un de nos immeubles, nous utilisons vos renseignements personnels i) pour évaluer votre solvabilité; ii) pour évaluer et traiter votre demande de location; iii) pour préparer le bail; iv) une fois le bail signé, pour vous fournir des renseignements et services pertinents tout au long de la durée du bail (notamment des services spécialisés et offres d’adhésion, comme pour le stationnement et les installations de conditionnement physique); v) pour les situations d’urgence, la sécurité ou le signalement d’incidents mettant en cause des méthodes de surveillance, notamment un système de vidéosurveillance ou de carte magnétique; vi) à des fins d’assurance, de sécurité et de gestion des risques; et vii) de façon générale, pour établir et gérer la relation d’affaire que nous avons avec vous et y mettre fin.

   2. À l’égard des fournisseurs

      Nous utilisons les renseignements personnels que nous donnent nos fournisseurs afin i) d’évaluer et de choisir votre société; ii) de passer des commandes; iii) d’effectuer des paiements; et iv) de maintenir notre relation d’affaire.

   3. Autres fins

      De plus, nous pouvons utiliser de temps à autre des renseignements personnels vous concernant aux fins suivantes :

      • pour déceler les erreurs, les fraudes, le vol et les autres activités illégales et protéger Polaris et les tiers contre ceux‑ci, ainsi que pour vérifier la conformité aux politiques et obligations contractuelles de Polaris;
      • pour comprendre les besoins et les préférences des locataires, des fournisseurs et des tiers et y répondre, y compris pour communiquer avec eux et effectuer des sondages, des recherches et des évaluations;
      • pour participer à des opérations commerciales, notamment l’achat, la vente, la location, la fusion et le regroupement ou tout autre type d’acquisition, d’aliénation, de titrisation ou de financement visant Polaris;
      • pour respecter les exigences légales et réglementaires;
      • à toute autre fin que nous pouvons vous indiquer de temps à autre.

4. À qui communiquons-nous vos renseignements personnels?

   Aux fins énoncées à la clause 3 ci‑dessus, nous pouvons communiquer vos renseignements personnels aux tiers indiqués ci-dessous dans les circonstances suivantes :

   1. Communication à des fournisseurs de services

      (Pour les locataires) Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à d’autres entreprises qui fournissent des services en notre nom dans la mesure où elles en ont besoin, notamment des avocats, des gérants d’immeubles ou du personnel chargé de l’entretien, des entreprises de nettoyage, des préposés aux centres d’appels, des agents de sécurité, des imprimeurs d’étiquettes, des imprimeurs de factures, des vérificateurs et du personnel qui fournit des services de traitement de données, de gestion de documents et d’administration. De plus, nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à une personne physique ou morale dont Polaris a retenu les services pour évaluer votre solvabilité ou pour recouvrer des montants impayés à l’égard d’un compte ou à nos vérificateurs. Nous ne communiquerons à ces entreprises que les renseignements dont elles ont besoin pour fournir le service et il leur est interdit d’utiliser ces renseignements à toute autre fin.

   2. Communication à des membres du même groupe

      Nous pouvons communiquer des renseignements personnels vous concernant à une entreprise qui a des intérêts à titre de propriétaire ou de gestionnaire dans les immeubles afin de mieux vous servir et de vous donner des renseignements au sujet des produits et services des membres de notre groupe.

   3. Communication dans le cadre de transferts d’entreprises

      Polaris peut être partie à une vente ou à un transfert d’une partie ou de la totalité de ses entreprises. Dans le cadre de cette vente ou de ce transfert, Polaris peut communiquer des renseignements personnels vous concernant à l’acquéreur (notamment dans le cadre du processus de contrôle préalable), mais exigera de l’acquéreur qu’il s’engage à préserver le caractère confidentiel de vos renseignements personnels d’une manière qui est conforme à la présente politique.

   4. Application de la loi et communication en vertu de la loi

      Polaris peut communiquer vos renseignements personnels à une institution gouvernementale qui a fait valoir qu’elle était légitimement autorisée à obtenir les renseignements ou lorsque Polaris a des motifs raisonnables de croire que les renseignements pourraient être utiles dans le cadre d’une enquête relative à une activité illicite, ou pour se conformer à une assignation, à un mandat ou à une ordonnance d’un tribunal, d’une personne ou d’un organisme ayant compétence pour exiger la communication des renseignements, ou pour se conformer aux règles d’un tribunal concernant la remise des dossiers et la communication de renseignements ou aux conseillers juridiques de Polaris.

5. Contrôle de vos renseignements personnels

   Chez Polaris, nous voulons que vous soyez en mesure de garder le contrôle sur la façon dont nous utilisons vos renseignements personnels. C’est pourquoi :

   • vous pouvez en tout temps nous enjoindre de ne pas utiliser vos renseignements personnels à d’autres fins que celles de vous fournir le service ou de vous donner les renseignements que vous avez demandés (voir la rubrique « Comment communiquer avec nous? » ci-dessous).
   • Le nom de l’expéditeur des communications de Polaris qui vous sont envoyées par courriel (comme les avis concernant l’immeuble) sera toujours indiqué et ces communications comprendront une option permettant de ne plus recevoir ces communications à l’avenir.
   • Vous pouvez accéder aux renseignements personnels vous concernant que nous avons dans nos dossiers et les mettre à jour, tel qu’il est indiqué ci-dessous à la Rubrique 7.

   Afin de préciser vos préférences en matière de protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse indiquée ci-dessous. Tel qu’il est indiqué ci-dessous, nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir des services ou des renseignements si vous retirez votre consentement à l’utilisation que nous faisons de vos renseignements personnels.

6. Où stockons-nous vos renseignements personnels?

   Vos renseignements personnels sont stockés dans des emplacements sécurisés ainsi que dans des serveurs contrôlés par Polaris, situés soit dans nos bureaux, soit dans les bureaux de nos fournisseurs de services. Pour obtenir accès à vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels (voir la rubrique « Comment communiquer avec nous? » ci-dessous).

7. Comment pouvez-vous obtenir accès à vos renseignements personnels?

   Nous déployons des efforts conformes aux usages du commerce pour protéger les renseignements personnels que nous détenons contre la perte, l’usage abusif et la falsification. Nos politiques en matière de sécurité sont révisées de façon périodique et améliorées au besoin.

   Afin de protéger vos renseignements personnels, nous employons des mesures de protection administratives, contractuelles et technologiques. Par exemple, seuls les employés et les fournisseurs autorisés ont accès aux renseignements personnels concernant nos locataires et nos fournisseurs. Lorsque des renseignements personnels sont envoyés à des tiers à des fins de traitement, nous nous assurons, au moyen d’ententes contractuelles avec eux, que ces fournisseurs de services ne puissent utiliser les renseignements qu’aux fins restreintes pour lesquelles ces renseignements leur ont été communiqués et ils sont tenus de préserver le caractère confidentiel des renseignements. De plus, nous exploitons des réseaux de données sécurisées protégés par des systèmes de coupe‑feu et de protection par mot de passe qui sont conformes aux normes de l’industrie.

8. Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?

   Dès que vous en faites la demande par écrit, sous réserve de certaines exceptions, Polaris vous informera de l’existence, de l’utilisation et de la communication de vos renseignements personnels et vous donnera accès à ces renseignements. Nous conservons les renseignements vous concernant pendant la période où nous vous fournissons un service ainsi que pendant une période raisonnable par la suite (généralement un an) au cas où vous aimeriez recevoir de nouveau le service, ou pendant une période plus longue pouvant être prescrite par la loi. Les demandes d’accès devraient être envoyées à notre responsable de la protection des renseignements personnels, en se servant des coordonnées fournies à la rubrique « Comment communiquer avec nous? » ci-dessous.

9. Communications en ligne et en matière de protection des renseignements personnels

   À l’occasion, Polaris recueille des renseignements personnels par l’intermédiaire de son site Web et de communications en ligne. Dans la présente rubrique, nous vous donnons des renseignements supplémentaires au sujet de la collecte de ces renseignements.

   Témoins – Lorsqu’un visiteur accède aux sites Web de Polaris, nous pouvons avoir recours à un dispositif de navigation que l’on appelle un « témoin » pour recueillir des renseignements tels que le type de navigateur Internet et de système d’exploitation que le visiteur utilise, le nom de domaine des sites Web visités antérieurement par le visiteur, la date et la durée de la visite, le nombre de visites, le temps moyen passé sur nos sites Web, les pages consultées et le nombre de témoins accumulés. Un témoin est un petit fichier texte qui contient un numéro d’identification unique qui identifie le navigateur du visiteur, mais pas nécessairement le visiteur, et qui transmet ces renseignements à nos ordinateurs chaque fois que nos sites Web sont visités. Nous ne serons en mesure d’identifier les visiteurs que si ceux‑ci nous donnent des renseignements précis les concernant (p. ex. en adhérant à nos services ou en communiquant avec nous par l’intermédiaire des sites Web). Outre les fins précises indiquées dans notre politique sur la protection des renseignements personnels, nous pouvons utiliser les renseignements recueillis sur nos sites Web et les partager avec d’autres entreprises avec qui nous entretenons des liens d’affaire afin de mesurer l’utilisation de nos sites Web et d’en améliorer la fonctionnalité et le contenu. Les visiteurs peuvent réinitialiser leurs navigateurs de façon à ce qu’ils soient avisés lorsqu’ils reçoivent un témoin ou de façon à refuser les témoins. Toutefois, si un visiteur refuse les témoins, il pourrait ne pas être en mesure d’utiliser certaines fonctions offertes sur nos sites Web.

   Communications par courriel – À l’occasion, nous pouvons vous faire parvenir par courriel des communications d’ordre publicitaire ou promotionnel qui contiennent des renseignements qui peuvent être utiles, notamment des renseignements au sujet des services qu’offrent Polaris et d’autres tiers avec qui nous entretenons un lien d’affaire. Nous inclurons dans ces communications des directives qui vous permettront de retirer votre nom de notre liste d’envoi et de nous informer de vos préférences si vous ne souhaitez plus recevoir d’autres courriels de nature publicitaire ou promotionnelle de la part de Polaris à l’avenir. Si vous nous envoyez un courriel ou correspondez avec nous par l’intermédiaire de notre site Web, nous pouvons conserver ce message, votre adresse électronique et le message que nous vous avons envoyé en réponse à votre courriel.

   Liens – Nos sites Web peuvent contenir des liens à d’autres sites Web, mais ceux‑ci ne sont donnés qu’à titre informatif. Les visiteurs sont avisés que les sites Web de tiers peuvent avoir des politiques et des pratiques en matière de protection des renseignements personnels qui sont différentes de celles de Polaris, et Polaris n’a aucune responsabilité à l’égard de ces sites Web de tiers.

10. Modifications à la politique de protection des renseignements personnels

    Polaris se réserve le droit de modifier ou de compléter en tout temps la présente politique de protection des renseignements personnels. Si nous apportons des modifications à la présente politique de protection des renseignements personnels, nous vous aviserons, notamment en affichant la politique modifiée sur notre site Web au www.polarisimmobilier.com. De plus, Polaris rendra disponibles la politique modifiée ainsi que les modifications sur demande au responsable de la protection des renseignements personnels de Polaris. Cependant, Polaris obtiendra les consentements nécessaires aux termes des lois applicables sur la protection des renseignements personnels si elle entend recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels concernant un individu à d’autres fins que celles pour lesquelles le consentement a été donné, à moins que cela ne soit par ailleurs requis ou autorisé par la loi.

11. Comment communiquer avec nous ?

    Polaris a nommé un responsable de la protection des renseignements personnels chargé de surveiller le respect de la présente politique de protection des renseignements personnels et des lois applicables en matière de protection des renseignements personnels. Pour obtenir des renseignements au sujet des pratiques de Polaris en matière de protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec le responsable régional* de la protection des renseignements personnels de Polaris, dont les coordonnées sont données ci-dessous :

    Les Immeubles Polaris (Canada) Limitée
    a/s Responsable de la protection des renseignements personnels
    Bureau 101, C.P. 58, West Tower
    2700 Matheson Blvd. East
    Mississauga, Ontario L4W 4V9<

    Courriel: privacyofficer@polarisrealty.com
    Téléphone: (905)-238-5009
    Télécopieur: (905)-238-5054

    * (Les requêtes provenant d’une autre province seront transmises au bureau régional approprié)